Digitales Einladungsmanagement – 5 Tipps, wie Sie Ihre Webinare organisieren

Um Webinare zu organisieren und das Einladungsmanagement online ganz bequem umzusetzen, braucht es eine effiziente technische Lösung. Mit Evalanche und dessen Konnektor zu GoToWebinar stehen Ihnen stets alle relevanten Daten an der richtigen Stelle zur Verfügung. Mit unseren fünf Tipps vereinfachen und automatisieren Sie Ihr digitales Einladungsmanagement.

Webinare sind interaktiv und persönlich – obwohl sie komplett digital stattfinden. Daher finden sie ihren Einsatz nicht nur bei Schulungen, sondern auch in der Unternehmenskommunikation und im Marketing – nachzulesen im großen Buch der Webinar-Statistiken von GoToWebinar(1). Nicht erst seit zahlreiche Messen und Veranstaltungen coronabedingt ausgefallen sind, gehören Webinare auch zu den beliebtesten Kommunikationsmaßnahmen im B2B Marketing. Insbesondere für die zumeist komplexen Sachverhalte und erklärungsbedürftigen Produkte im Business-to-Business stellen Webinare eine gute Möglichkeit dar, um Informationen anschaulich zu vermitteln und damit sogar Lead zu generieren. Was Sie alles für Ihr digitales Einladungsmanagement benötigen, um Ihre Webinare zu organisieren – von der Planung über die Umsetzung bis hin zum Follow-up –, erfahren Sie in den folgenden fünf Tipps.

Tipp 1: Wählen Sie ein relevantes Thema für Ihr Webinar.

Wenn Sie für Ihre Interessenten oder Kunden ein Webinar planen, beginnen Sie im ersten Schritt mit einer Themenrecherche:

• Was bewegt meine Zielgruppe aktuell?
• Bei welchen Herausforderungen kann ich konkrete Hilfestellung leisten?
• Welche neuen Lösungen für bekannte Szenarien kann ich anbieten?

Überlegen Sie dabei auch, was Ihre Zielsetzung ist. Wollen Sie neue Leads generieren? Wollen Sie bestehende Leads zu Kunden weiterentwickeln oder wollen Sie Cross- und Upselling-Maßnahmen vorantreiben? Entscheidend ist, dass Sie die Perspektive der Zielgruppe oder konkreten Buyer Persona einnehmen.

Tipp 2: Finden Sie die passende Technik, um Webinare zu organisieren und durchzuführen.

Um ein digitales Zusammentreffen zu ermöglichen, gibt es mittlerweile zahlreiche Tools. Speziell für Webinare gehört GoToWebinar aber zu den beliebtesten. Kein Wunder, geben laut der Webinar-Statistiken von GoToWebinar 95 Prozent der Marketingexperten an, dass dieses Tool ihre Marketingleistung verbessert. Um ein Webinar erfolgreich zu organisieren, sollte der technische Koordinationsaufwand für den Organisator möglichst gering ausfallen. So kann er sich mehr auf die inhaltliche Gestaltung und Bewerbung des Webinars konzentrieren. Hier bringt GoToWebinar schon einige hilfreiche Funktionen mit, die jedoch erst durch die Verknüpfung mit bestehenden Datenpools – etwa im CRM-System oder in der Marketing Automation Software – ihr volles Potenzial entfalten.

Tipp 3: Sorgen Sie für ein integriertes digitales Einladungsmanagement.

Oftmals organisieren B2B Unternehmen ihre Webinare inselartig mit dem dafür vorgesehenen Tool. Wenn überhaupt, werden Daten manuell oder durch einmaligen Im- oder Export mit anderen Systemen ausgetauscht. Das birgt nicht nur die Gefahr, Datensätze falsch oder unvollständig zu übertragen oder Emails wie Einladungen und Reminder versehentlich doppelt zu verschicken, sondern verschwendet obendrein wertvolle Ressourcen. Über eine Schnittstelle zwischen den Systemen für Webinare, Kundendatenmanagement und/oder Marketing Automation lässt sich das Einladungsmanagement online deutlich effizienter und effektiver gestalten. Dies ermöglicht einen lückenlosen, automatisierten und personalisierten Kommunikationsprozess:

• Webinar organisieren und bewerben
• Teilnehmer einladen
• Termine und Erinnerungen an Teilnehmer verschicken
• Webinar-Materialien zur Verfügung stellen
• Aufzeichnungen an registrierte Nicht-Teilnehmer versenden
• Follow-up und Lead Nurturing anschließen

Wenn Sie zudem wünschen, dass Ihre Teilnehmer konkrete Fragen oder Beispiele für das Webinar vorbereiten, dann informieren Sie sie rechtzeitig – am besten mit der Terminbestätigung.

Tipp 4: Bewerben Sie ein Webinar über die verschiedenen Kanäle.

Ein tolles Konzept, die richtige Software-Unterstützung und außerordentliche Sorgfalt dabei, Webinare zu organisieren, sind trotzdem nur die halbe Miete. Wichtig ist auch, die Zielgruppe darauf aufmerksam zu machen. Bewerben Sie Ihre anstehenden Webinare daher unter anderem

• auf Ihrer Website,
• in Ihrem Newsletter,
• auf den Social Media Plattformen,
• in Standalone Mailings und
• über Partner.

Insbesondere die Email Kommunikation spielt hier eine zentrale Rolle – nicht nur bei der Promotion von Webinaren, sondern vor allem beim digitalen Einladungsmanagement und der gesamten Informationsvermittlung vor und nach dem Webinar. Eine Integration der verwendeten Tools für Webinar-Organisation und Email Marketing vereinfacht die gesamte Kommunikation und Koordination rund um ein Webinar.

Tipp 5: Setzen Sie Ihre Kampagne für das Einladungsmanagement online um.

Wenn Sie Ihr Webinar-Thema gewählt haben, erstellen Sie im nächsten Schritt am besten alle Inhalte, die Sie benötigen. Das können unter anderem sein:

• Präsentationsfolien für das Webinar selbst
• Landingpage
• Mailing-Texte (Einladung, Reminder, Follow-up, Newsletter…)
• Social Media Posts.

Dann kann es losgehen:

1. Zunächst gilt es, das Webinar in GoToWebinar mit sämtlichen Parametern anzulegen. Der Konnektor von entergon legt einerseits das Webinar mit ausgewählten Eckdaten und einer Teilnehmerdatenbank in der Middleware an. Andererseits – sofern gewünscht – synchronisiert er den Webinar-Status der Kontakte in Evalanche, synchronisiert die Teilnehmer und verknüpft dazu Elemente aus Evalanche wie Mailings, Formulare oder sogar eine vollständige Kampagne.
2. Setzen Sie Ihre Kampagne in der Marketing Automation Software um – zum Beispiel mit dem Evalanche Campaign Designer. Bewerben Sie anschließend Ihr Webinar über Ihre Kanäle oder laden Sie Ihre vorhandenen Kontakte automatisiert via Evalanche Mailing ein.
3. Für jede Registrierung – ob über Evalanche oder GoToWebinar – wird automatisiert ein Double Opt In Prozess ausgelöst, um die Registrierung zu bestätigen. Ein registrierter Teilnehmer, der über Evalanche kommt, wird automatisch als Teilnehmer in GoToWebinar dokumentiert und umgekehrt.
4. Einen Tag vor der Veranstaltung geht ein personalisiertes Mailing raus, um den Teilnehmer an das bevorstehende Webinar zu erinnern. Sie begleiten den Teilnehmer bis zum Event und sorgen dafür, dass Ihnen möglichst kein potenzieller Interessent verloren geht. Der Konnektor synchronisiert sämtliche Status-Änderungen – automatisch und bidirektional. So sieht ein erfolgreiches digitales Einladungsmanagement.
5. Auch im Nachgang werden die Teilnehmer und Nicht-Teilnehmer sowie Abbrecher auf Wunsch mit dem entsprechenden Status automatisiert an Evalanche übermittelt. Somit erhalten Teilnehmer wie auch die registrierten Nicht-Teilnehmer eine Email mit der Aufzeichnung des Webinars und Hinweisen zu weiterführenden Informationen. Abbrecher-Kontakte hingegen könnten Sie mit alternativen Themen und Inhalten weiterbearbeiten.

Nach einem rechtskonformen Double Opt In, sofern dieser auch die Einwilligung zum Erhalt von Werbe Emails abdeckt, können Sie die Teilnehmer zu weiteren Webinaren einladen oder Sie als Leads im Rahmen einer Nurturing-Kampagne weiterentwickeln.

Fazit

Jetzt, wo Sie das Wichtigste rund um ein digitales Einladungsmanagement wissen, probieren Sie es doch selbst einmal aus und vereinfachen Sie Ihr Einladungsmanagement online – auch für Präsentveranstaltungen. Oder holen Sie sich noch weitere Informationen, indem Sie einfach verfolgen, wie andere Ihre Webinare organisieren.

Quellen:
(1) https://logmeincdn.azureedge.net/gotomeetingmedia/-/media/pdfs/gotowebinar-the-big-book-of-webinar-stats-ebook_de.pdf