7 Tipps, wie Sie Event- und Messe-Ausfälle wegen Corona kompensieren

Aufgrund der Ausbreitung des Corona-Virus werden derzeit zahlreiche Messen, Fachkongresse und andere Veranstaltungsformate abgesagt. Gerade für B2B Unternehmen haben diese Ausfälle teilweise weitreichende Folgen, wie beispielsweise eine sinkende Nachfrage am Markt und große Umsatzeinbrüche. Wie Sie jenseits von Präsenzterminen trotzdem mit Ihrer Zielgruppe kommunizieren können und welche Chance sich aus den Event-Absagen ergibt, verraten Ihnen die folgenden sieben Tipps.

Info: Nachdem der Krisenstab der Bundesregierung am 10. März 2020 noch nahe gelegt hat, alle Großveranstaltungen mit mehr als 1.000 erwarteten Teilnehmern abzusagen, gilt mittlerweile ein genereller Verzicht auf alle nicht notwendigen Veranstaltungen - bis auf Weiteres.
(Stand 12.03.2020 – Quelle Tagesschau).

1. Don´t panic, stay tuned

Die Betroffenheit und Unsicherheit angesichts der Corona-Krise prägen die tägliche Kommunikation. Dennoch ist es nicht sinnvoll, den Kopf in den Sand zu stecken und die Kommunikation einzustellen. Gerade weil Ihr Außendienst nicht oder nur eingeschränkt unterwegs sein kann und keine Veranstaltungen für die Face-to-Face-Zielgruppenansprache erfolgen kann, braucht es volle Power aus dem Back-Office. Nutzen Sie Telefon-Konferenzen, Web-Meetings und das bewährte Email Marketing als Alternative!

2. Mailings statt Messe-Stand

Ihre Fachveranstaltung wurde abgesagt? Dann nutzen Sie die vorbereiteten Materialien doch für ein exklusives Messe-Mailing, einen ausführlicheren Artikel in Ihrem regulären oder direkt in einem Sonder-Newsletter. Wenn Sie sogar konkrete Kontaktadressen haben, etwa von Kunden oder Personen, die Sie persönlich zum Event eingeladen hatten, erstellen Sie ein personalisiertes Mailing oder schreiben Sie diese individuell an. Machen Sie hierbei aber nicht Corona zum beherrschenden Thema der Nachricht, sondern bieten Sie dem Empfänger relevante und nutzwertige Informationen, die er sonst auf der Messe erhalten hätte.

3. Vorträge & Workshops digitalisieren

Sie können Ihre Kunden und Interessenten auch zu einem Webinar einladen, das als digitale Alternative zum Vor-Ort-Workshop oder Vortrag fungiert. Auf diese Weise müssen Sie ein wichtiges fachliches Thema nicht auf unbestimmte Zeit liegen lassen, sondern können es in ähnlicher Art und Weise präsentieren. Über Chat oder Fragerunde können Sie sogar mit den Teilnehmern des Webinars interagieren.

Hierfür gibt es zahlreiche Tools und Anbieter wie

  • GoToMeeting
  • edudip
  • Webinaris
  • u.v.m.

Bewerben lassen sich diese Webinare auch super kurzfristig noch über Business Netzwerke wie XING, LinkedIn und eigene Newsletter. So erreicht man nicht nur eine größere Zielgruppe, sondern kann dabei gleichzeitig neue Leads generieren, die man im Nachgang mit automatisierten Email Kampagnen mit weiteren Infos versorgen kann. Und wenn Sie das Webinar aufzeichnen, haben Sie gleich noch weiteres Marketing Material, das Sie für Ihre Online Marketing Kanäle einsetzen können.

Hier finden Sie die Aufzeichnung unseres Webinars "Dos und Don‘ts für erfolgreiche Lead Nurturing Kampagnen".

4. Owned Media Inbound Marketing – jetzt gilt’s!

Ihre Roll-ups und Banner sowie Ihre Messe-Standnummer können jetzt zwar nicht mehr als Wegweiser für potenzielle Kunden dienen, aber die Möglichkeiten, sich von Ihrer Zielgruppe finden zu lassen, sind längst nicht erschöpft. Mit der richtigen Inbound Marketing Strategie haben Sie noch viele weitere Touchpoints, an denen Sie präsent sind. Vor allem Ihre eigenen Kanäle – Website, Corporate Blog und Newsletter – können Sie aktuell problemlos mit frischem Content bestücken. Dazu gehören auch relevante Download-Inhalte wie etwa E-Books und Whitepaper, mit denen Sie die Leadgenerierung wirkungsvoll unterstützen und den Wegfall von Neukontakten durch die Messe-Absage kompensieren.

5. Kampagnen überprüfen

Wenn Sie in Ihrer Marketing Automation Software bereits eine Kampagne zu einer eigenen oder externen Veranstaltung gestartet haben, prüfen Sie gründlich, ob Sie die Kampagne stoppen oder anpassen sollten. Nichts ist peinlicher, als wenn einer Ihrer Kunden automatisiert ein Mailing erhält, in dem Sie ihm für die Teilnahme an einem Event danken, das gar nicht stattgefunden hat.

6. Immer schön strategisch bleiben

Generell gilt, bei allen kommunikativen Entscheidungen einen kühlen Kopf zu bewahren. Sie müssen nicht Ihre komplette Marketingplanung für das Jahr 2020 über den Haufen werfen. Prüfen Sie nur sorgfältig, welche der für die nächste Zeit geplanten Maßnahmen Sie noch durchführen wollen bzw. können und welche nicht. Wo müssen Sie unter Umständen Inhalte anpassen oder aktualisieren? Vergessen Sie dabei nicht, auch Ihre Mitarbeiter zu informieren und in die nächsten Schritte einzubinden.

7. Gewonnene Zeit sinnvoll nutzen

Wie schwer Sie die Absage eines Events auch treffen mag, Sie können nichts an der Sachlage ändern. Verstehen Sie den Wegfall von Veranstaltungen und den zugehörigen Reisezeiten als gewonnene Ressourcen, die Sie für Dinge nutzen können, die bisher nicht geplant waren. So könnten Sie beispielsweise die Digitalisierung Ihres Vertriebs vorantreiben, die Referenzen auf Ihrer Website aktualisieren – übrigens auch ein Anlass, um mit Kunden ins Gespräch zu kommen – oder Ihren Newsletter optimieren.

Besonders in schwierigen Zeiten gilt: Den Kontakt zu Kunden und Interessenten aufrechtzuerhalten, deren Bedürfnisse zu erkennen und sie mit unerwarteten Services positiv zu überraschen, ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Customer Experience Managements.

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Titelbild © Stephane Bureau Du Colombier - Dreamstime.com

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Über den Autor:
Raphaela Bohl

Raphaela Bohl ist Digital Marketing Managerin bei SC-Networks. Sie ist verantwortlich für die Koordination und Gestaltung der vielfältigen Kommunikationsmaßnahmen rund um Evalanche. Dazu zählt das Veranstaltungsmanagement sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung der Online Marketing Maßnahmen zur Neukundengewinnung und Kundenbindung. Darüber hinaus verantwortet sie die Redaktion und Erstellung der verschiedenen Zielgruppen-Newsletter.

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