Willkommensmail – großes Potenzial mit kleinem Aufwand

Willkommensmail nach einer Newsletter-Anmeldung? Fehlanzeige! Zu diesem Ergebnis kommen die Email Marketing Benchmarks 2021. Nur knapp ein Viertel der Unternehmen legt mit einer Begrüßungsnachricht den Grundstein für eine gute (Kunden-)Beziehung. 15 Prozent versenden zwar eine Willkommensmail, verzichten darin aber auf eine persönliche Ansprache oder Möglichkeiten zur Interaktion. In der Willkommensmail schlummert also großes Potenzial.

Die Ausgangssituation könnte besser nicht sein: Ein Interessent abonniert einen Newsletter und bestätigt das Double Opt In. Oder ein potenzieller Kunde lädt ein E-Book herunter. Bingo! Ein Lead möchte mehr über ein Unternehmen, dessen Produkte und Services erfahren. Doch anstatt potenzielle Leads zu begrüßen und neugierig zu machen, herrscht vielerorts Flaute im Posteingang: Sie erhalten keine Willkommensmail – auch nicht von jenen Unternehmen, die ein Email Marketing Software einsetzen und technologisch dazu in der Lage wären, eine Willkommensmail automatisch zu verschicken. Laut den Email Marketing Benchmarks 2021 versenden zwei Drittel der Nutzer einer solchen Software keine Willkommensmail – obwohl die Lösung bereits ein vorgefertigtes Newsletter Template für Willkommensmails bereithält. Damit verschenken Unternehmen wertvolles Potenzial im Hinblick auf Aspekte wie Imageaufbau, Markenbildung und Kundenbindung.

Eine Email – viele Möglichkeiten

Insbesondere zu Beginn einer sich anbahnenden Kundenbeziehung ist eine Willkommensmail optimal, um potenzielle Kunden positiv zu überraschen. Heißen Sie Newsletter-Abonnenten mit persönlichen Worten willkommen, weisen Sie diese auf weitere passende Themen-Newsletter hin oder bieten Sie ihnen ein E-Book zum Download an. Neuen Newsletter-Abonnenten eine Willkommensmail zu schicken, ist nur einer von vielen möglichen Anlässen. Sie können eine Willkommensmail zum Beispiel auch an Neukunden und neue Mitarbeiter versenden.

Wie ist eine Willkommensmail aufgebaut?

Einer Willkommensmail muss kein ausgeklügeltes strategisches Konzept zugrunde liegen. Es geht „nur“ darum, auf kurze und prägnante Weise einen ersten positiven Impuls zu geben. Sie wissen ja: Der erste Eindruck ist entscheidend. Dementsprechend dürfen in einer Willkommensmail folgende Elemente nicht fehlen:

  • Der Betreff
    Bereits der Betreff der Email muss sitzen. Die Betreffzeile entscheidet darüber, ob der Leser eine Email liest oder direkt löscht. Darum sollte sie knackig sein und Lust auf mehr machen. Zudem muss der Betreff inhaltlich relevant, verständlich formuliert und gut sichtbar sein.
  • Das Dankeschön
    Bedanken Sie sich für die Anmeldung zum Newsletter, für das Herunterladen eines Contents etc. Ganz wichtig: Seien Sie dabei authentisch und sprechen Sie den Empfänger der Willkommensmail persönlich an. Denn: Personalisierte Inhalte kommen bei Verbrauchern besser an als Standard-Floskeln.
  • Der Ausblick
    Informieren Sie den Leser schon in der Willkommensmail darüber, was ihn zukünftig erwartet – oder erwarten könnte. Machen Sie ihm den nächsten Newsletter schmackhaft, weisen Sie ihn auf weitere passende Informationen (Download-Contents, Webinare, Produktdemos etc.) hin, stellen Sie Ihr Unternehmen, Ihre Produkte und Services sowie passende Ansprechpartner kurz vor oder bieten sie ihm ein Willkommensgeschenk an. Kurzum: Tun Sie alles, damit sich der Leser wohl und wertgeschätzt fühlt.
  • Der Call-to-Action
    Je nachdem, was Sie dem Empfänger anbieten, sollten Sie den Call-to-Action entsprechend passgenau ausgestalten. Auf jeden Fall muss er überzeugend und motivierend formuliert sein.

Idealerweise ist die Willkommensmail Vorlage in Ihrem Corporate Design bereits derart gestaltet, dass alle vier Elemente in der beschriebenen Art und Weise enthalten sind. Dann nämlich können Sie eine Willkommensmail automatisch versenden.

Welche Willkommensmail Beispiele gibt es?

Wie bereits angedeutet, gibt es eine Reihe an Anlässen für den Versand einer Willkommensmail. Das sind die vier populärsten:

  • Newsletter Willkommensmail Beispiele
    Newsletter-Abonnenten mit einer Email zu begrüßen, ist praktisch unverzichtbar für einen guten Start (Onboarding). Es gibt keine bessere Gelegenheit, um potenzielle Kunden ganz unverbindlich mit Ihrer Marke, Ihren Contents sowie Ihren Produkten und Services in Berührung zu bringen. Dabei muss es nicht gleich eine mehrstufige Begrüßungskampagne sein, eine einzige (überzeugende) Email genügt.
  • Willkommensmail Beispiele Lead Generierung
    Interessenten, die einen nutzwertigen Content herunterladen, gelangen damit idealerweise in eine mehrstufige Lead Nurturing Kampagne, die automatisch abläuft – mit dem Ziel, den Lead zu einem Neukunden zu entwickeln. Nutzen Sie die Willkommensmail und klären Sie den Empfänger darüber auf, was ihn in den nächsten Wochen erwartet: von weiteren spannenden Download-Contents über Webinare bis hin zu Produktdemos und einem Kennenlern-Gespräch. Sie werden sehen: Eine transparente Kommunikation zahlt sich langfristig aus.
  • Willkommensmail Beispiele Neukunden
    Ein weiterer wichtiger Anlass, um eine Willkommensmail zu verschicken, ist immer dann gegeben, wenn ein Neukunde in Ihrem Shop zum ersten Mal einkauft. Neben dem Versand einer Kaufbestätigung ist es eine freundliche Geste, den Käufer in einer Willkommensmail als neuen Kunden zu begrüßen. Bei der Gelegenheit können Sie den Empfänger auch gleich auf Ihren Newsletter oder andere Online-Angebote hinweisen, die thematisch zu seinem Kauf passen oder das gekaufte Produkt sinnvoll ergänzen beziehungsweise erweitern.
  • Willkommensmail neuer Mitarbeiter
    Damit sich neue Mitarbeiter von Beginn an wohl und willkommen fühlen, hat es sich bewährt, auch ihnen eine Willkommensmail zu schicken. Darin können Sie den neuen Kollegen nicht nur im Namen der kompletten Belegschaft begrüßen, sondern ihn auch auf wichtige Aspekte und Tools hinweisen, die eine reibungslose Aufnahme des neuen Jobs ermöglichen. Außerdem können Sie auch eine Willkommensmail neuer Mitarbeiter an Kollegen, Kunden und Partner versenden: „Hier ist Ihr neuer Ansprechpartner!“

Die folgenden Beispiele zeigen, wie eine gelungene Willkommensmail aussehen kann:

Beispiel der Verlagsgruppe Penguin Random House: Willkommensmail Newsletter-Abo

Beispiel Uniserv: Willkommensmail nach Whitepaper Download

Für all die verschiedenen Arten einer Willkommensmail gilt: Unternehmen, die eine professionelle Email Marketing Software wie Evalanche verwenden, können Willkommensmails nicht nur automatisch als Trigger Mail, sondern auch absolut DSGVO-konform erstellen und versenden. Legen Sie in Ihrem Email Marketing Tool einfach eine Vorlage für die jeweiligen Willkommensmail Beispiele an und nutzen Sie das große Potenzial, das in einer Willkommensmail steckt.

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